Cómo conducir reuniones más efectivas, Parte 3

Esta es la tercera de cuatro entradas en el blog que publicaré cada lunes del presente mes sobre cómo sostener reuniones más efectivas. Estas entradas se basan en lecciones aprendidas en más de 30 000 horas que he pasado participando en reuniones o facilitándolas.\r\n\r\nEl día de hoy trataré algunos puntos básicos que se deben tener en cuenta durante la reunión:\r\n\r\n• ¿Hay alguien que tome el tiempo? Si su experiencia es similar a la mía, con mucha frecuencia se destina una cantidad de tiempo desproporcionado a un tema específico, solo para darnos cuenta que cuando faltan pocos minutos no se han tratado la mayoría de los puntos. La responsabilidad de controlar el tiempo puede recaer en la misma persona en cada ocasión o esta tarea puede rotar entre los distintos miembros del equipo.\r\n\r\n• ¿Hay alguien que tome apuntes? Existen dos maneras de desempeñar este papel: registrar cualquier tema que se haya tratado o ceñirse a lo acordado, a los responsables, así como el plazo. Recomiendo el último enfoque, ya que es más fácil para el que toma los apuntes y las anotaciones se enfocan en los acuerdos alcanzados.\r\n\r\n• En relación con el punto anterior, cuando finaliza la reunión, ¿le pide al encargado de los apuntes que haga un resumen de los acuerdos alcanzados, de los responsables y el plazo? Este es quizá el momento más importante de la reunión: corroborar con todos los participantes, en especial con los responsables de ejecutar los acuerdos, que ellos estén comprometidos y que tienen claro lo que necesitan hacer y el plazo de ejecución.\r\n\r\n• ¿Con frecuencia recoge las opiniones y sugerencias de los participantes sobre el grado de eficacia de la reunión? ¿Fueron realistas y claros los objetivos de la reunión, los temas de la agenda y las distribuciones del tiempo? ¿Se respetaron las reglas básicas? ¿Se han recomendado mejoras para reuniones futuras?\r\n\r\n• ¿Alguno de los participantes se comportó de una manera disfuncional? ¿Notó que alguien estuviera desatento, o mostrando una conducta poco profesional, sin seguir las reglas básicas, o todos estos comportamientos a la vez? Si es así, quizá necesite atender este asunto fuera del contexto de la reunión. Véase la entrada de este blog.\r\n\r\n

\r\n\r\nUtilice la sección de comentarios de esta página para plantear preguntas o publicar comentarios.\r\n\r\nEl siguiente lunes trataré de lo que debe suceder después de la reunión.\r\n\r\nPercy M. Cannon\r\nAutor, consultor, facilitador de reuniones y coach\r\nwww.cannon.consulting

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