Cómo conducir reuniones más efectivas, Parte 2

Esta es la segunda de cuatro entradas en el blog que publicaré cada lunes del presente mes sobre cómo sostener reuniones más efectivas. Estas entradas se basan en lecciones aprendidas en más de 30 000 horas que he pasado participando en reuniones o facilitándolas.\r\n\r\nHoy escribiré sobre lo que debería suceder durante los primeros minutos de la reunión. A continuación le presento unos puntos a tener en cuenta:\r\n\r\n• ¿Establece la pauta de la reunión comenzando SIEMPRE puntualmente? Piense en el mensaje que está dejando si espera, por lo general, de cinco a diez minutos para comenzar. Básicamente está diciendo: “Está bien llegar unos minutos tarde, ya que lo vamos a esperar”, o “no llegue a tiempo porque de todas formas comenzaremos diez minutos tarde”. Un lector de mi más reciente boletín publicó una pregunta en mi página web consultando cómo trasladar esto a la práctica. Si bien es cierto que es más fácil decirlo que hacerlo, ofrecí unas sugerencias que puede leer aquí.\r\n\r\n• ¿Revisa los objetivos y la agenda de la reunión como el primer punto de la agenda? En la publicación anterior, le sugerí distribuir los objetivos y la agenda de la reunión a todos los participantes días antes de la reunión. Lamentablemente, he visto muchos casos donde los participantes se presentan sin haber leído estos documentos. Esta es la razón por la cual se debe corroborar que cada uno de los participantes entiendan a cabalidad los objetivos y la agenda y que los acepten, así como el rol que se espera que ellos cumplan durante la reunión y después de ella.\r\n\r\n• ¿Existen reglas básicas que los asistentes de cada reunión deben respetar? No asuma que cada participante sabrá cómo desea usted dirigir la reunión. Usted puede dar mayor prioridad a cosas tales como solicitar participación abierta en todos los niveles y prohibir el uso de dispositivos electrónicos durante la reunión. Otras personas pueden preferir liderar sus reuniones de una manera más organizada cuando se trata de participaciones (por ejemplo, alzar la mano antes de hablar) y pueden restarle importancia al uso de estos dispositivos durante la reunión. Por ello le recomiendo que comparta una breve lista de conductas claras y sencillas que deberían respetarse en su reunión.\r\n\r\n

\r\n\r\nUtilice la sección de comentarios de esta página para plantear preguntas o publicar comentarios.\r\n\r\nEl siguiente lunes trataré de lo que debe suceder durante la reunión.\r\n\r\nPercy M. Cannon\r\nAutor, consultor, facilitador de reuniones y coach\r\nwww.cannon.consulting

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